Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen, die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten abführen und Lohnkonten führen, gesetzlich verpflichtet, sämtliche sozialversicherungsrechtlich relevanten Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV zwingend in digitaler Form aufzubewahren. Hintergrund ist die vollständig elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV), die bereits seit dem Jahr 2023 schrittweise eingeführt wurde. Mit Ablauf der bisherigen Übergangsfristen und Ausnahmegenehmigungen zum Ende des Jahres 2026 entfällt die Möglichkeit, diese Unterlagen lediglich in Papierform vorzuhalten.
Ziel der Führung digitaler Entgeltunterlagen ist es, Betriebsprüfungen effizienter zu gestalten und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und den Sozialversicherungsträgern zu vereinfachen. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass alle erforderlichen Nachweise vollständig, revisionssicher und jederzeit elektronisch verfügbar sind. Die Unterlagen müssen im Rahmen einer Betriebsprüfung unmittelbar bereitgestellt werden können.
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